KSeF - Krajowy System e-Faktur
Jak już wiemy, Krajowy System e-Faktur KSeF jest specjalnym programem informatycznym, dostępnym dla przedsiębiorców. Obecnie użytkowanie KSeF jest dobrowolne, jednak już za jakiś czas ma zaistnieć obowiązek użytkowania systemu. Oprogramowanie pozwala w łatwy sposób generować i udostępniać faktury strukturalne, które powstają każdego dnia w obrocie gospodarczym w całej Polsce. Głównym celem KSeF jest przede wszystkim skierowanie tych dokumentów do jednego, centralnego miejsca. Dzięki temu systemy fakturowania i księgowości będą połączone z Krajowym Systemem e-Faktur, dlatego możliwe stanie się przesyłanie faktur sprzedaży przez wspomniany program. Nie bez znaczenia jest też to, że KSeF pozwala odbierać faktury przez te systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF! Do dyspozycji mamy przydatną funkcję zarządzania uprawnieniami, zapewniającą odpowiednie zabezpieczenie dostępu do istotnych informacji.
KSeF krok po kroku
KSeF krok po kroku to rozwiązanie dostępne dla osób fizycznych i innych podmiotów. Jak z niego skorzystać? Przede wszystkim musimy uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika KSeF, tak aby uzyskać dostęp do konta. Następnym krokiem jest korzystanie z KSeF w celu wystawiania faktur sprzedażowych i pobierania faktur kosztowych. Pamiętajmy o tym, że do autoryzacji potrzebujemy podpis kwalifikowany lub podpis zaufany, a w wyjątkowych przypadkach można postawić na podpis odciskiem palca, za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. Taka forma autoryzacji odnosi się do osób fizycznych, natomiast osoby niefizyczne w celu uwierzytelnienia wykorzystują:
- Zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSEF i nadawania dalszych uprawnień
- Elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em - wtedy nie trzeba dokonywać zgłoszeń w US, gdyż dostęp uzyskujemy na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich
Najczęściej podatnicy zlecają wystawienia faktur strukturalnych innym osobom. Możliwe jest zatem nadawanie uprawnień w KSeF, bez względu na to, czy podatnikiem jest spółka, czy też osoba fizyczna.
Nadawanie uprawnień w KSeF
Nadawanie uprawnień w KSeF określone zostało w ustawie VAT w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy wskazują na rodzaje uprawnień, sposoby ich nadawania, odbierania i zmiany oraz wzór zawiadamiania o nadaniu/odebraniu uprawnień. Jak można to zrobić? Możemy skorzystać z oprogramowania interfejsowego, znajdującego się na stronie podatki.gov.pl.
Warto zauważyć, że uzyskanie uprawnień, ich zmiana lub odebranie, wymagają wskazania istotnych informacji, takich jak:
- NIP podatnika
- Dane podmiotu lub osoby fizycznej, którym nadajemy uprawnienia
- NIP danego podmiotu lub PESEL osoby fizycznej
- Imiona i nazwiska osoby fizycznej lub nazwy podmiotu
- Daty urodzenia osoby fizycznej (gdy nie podamy numeru PESEL lub NIP)
- Rodzaj uprawnienia
- Informacja, czy dany podmiot lub osoba fizyczna jest przedstawicielem podatkowym, wskazanym w art. 18a ustawy
Co ciekawe, nadawanie i odbieranie uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur może się odbywać także w formie papierowej! W tej sytuacji trzeba skorzystać ze specjalnego formularza ZAW-FA. Ogromnie ważne jest jednak to, że skorzystanie z papierowego zawiadomienia jest możliwe jedynie dla takiego podmiotu, który nie ma możliwości uwierzytelnić się w elektronicznej formie.
Jak widzimy, Krajowy System e-Faktur to niezawodny program ogólnopolski, który ma szerokie grono zwolenników wśród przedsiębiorców. Centralizacja dokumentów powstających w obrocie gospodarczym ma przynosić wiele korzyści.